Aide de EasyFactures

Pour utiliser EasyFactures, vos paramètres de sécurité doivent permettre l’activation des macros. Nous vous recommandons de laisser la configuration par défaut (activation manuelle). Si Excel ne vous demande pas l’activation, vous pouvez rétablir les paramètre par défaut comme suit :

Excel 2007

Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Excel (en bas).

Cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité, puis sur Paramètres des macros.

Cliquez sur l’option :

Désactiver toutes les macros avec notification Il s'agit de la valeur par défaut. Cliquez sur cette option pour désactiver les macros tout en activant les alertes de sécurité si des macros sont présentes. De cette façon, vous pouvez choisir d'activer à l’ouverture d’un fichier l’activation des macros au cas par cas.

Excel 2003

Cliquez sur le menu Outils puis dans le menu Macros, Cliquez sur Sécurité…

Sélectionner l’option « Niveau moyen »

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Barre de Menu

Excel 2007

Après l’activation des macros (contenu actif), vous disposez d’un nouveau menu Compléments dans le Ruban.

Activer ce menu pour avoir accès aux commandes d’EasyFactures

Excel 2003

Un menu unique personnalisé remplace les menus Excel après l’activation des macros. Ce menu vous donne accès aux commandes pour utiliser EasyFactures.

Paramètres personnalisables

Mise en forme des polices de caractères

Si vous souhaitez modifier le format de police de caractère, la taille ou la couleur, vous pouvez les modifier uniquement avant l’activation des macros (voir paramètres de sécurité).

Cette modification s’applique aux Factures et Devis

Après modifications, vous devez fermer puis ouvrir Easyfactures pour pouvoir activer le contenu, dans Excel 2007 un message sur la compatibilité des vesions peut apparaître avant l’enregistrement, cliquez sur Continuer.

(voir aussi dans les Questions-Réponses).

Menu paramètres (Menu Facture / Devis puis Paramètres)

Le menu Paramètres permet la personnalisation de différents éléments ainsi que la Sauvegarde et Mise à jour de certaines données, il se décompose en 3 onglets :

l’onglet Entreprise permet d’indiquer

Vos coordonnées qui figureront sur chaque Facture ou Devis

Vos références et taux de TVA applicables

Le prochain n° de Facture / Devis (uniquement supérieur à celui existant)

Les monnaies que vous voulez utiliser et le taux de change applicable

Les données d’Entreprise ne sont pas modifiables pour une application enregistrée.

l’onglet Mise en Page permet

l’insertion et le positionnement d’un logo (fichier image) dans la partie supérieure de vos Factures / Devis

le positionnement se fait à l’aide des boutons (à gauche, centrer, à droite) et du curseur pour le positionnement haut/Bas.

la modification de textes apparaissant dans les Factures ou Devis

la modification de la largeur des colonnes des Factures ou Devis

Les boutons modifier la largeur et Largeur par défaut n’agissent que sur la colonne sélectionnée dans la liste déroulante.

L’accès à la mise en page bouton Marges.. pour modifier les marges en cas de problème d’impression

Nous vous recommandons si vous n’êtes pas sûr de ne pas modifier les options définies.

l’onglet Sauvegarde et mise à jour permet

L’exportation ou l’importation dans des fichiers séparés de

La Liste des clients

La Liste des articles

Le Journal Clients

Les Autres paramètres (Textes et paramètres généraux)

En cas d’importation de paramètres généraux, le code d’activation n’est pas restauré.

Ces fonctions peuvent vous permettre de restaurer les données à l’exception des factures et Devis

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Gestion clients

EasyFactures permet de stocker 65'000 clients.

La numérotation des clients est indexée automatiquement. Le numéro de client est propre à EasyFactures et n’apparaît pas dans les différents documents à l’exception du Journal Client.

Les données client permettent de saisir 4 lignes d’adresse ainsi que les n° de téléphone et de fax. Un solde client est ajouté automatiquement aux données de chaque client après mise à jour du Journal Client.

Création d’un client

Pour créer un nouveau client vous pouvez soit :

Utiliser le menu Client puis Ajouter un client

Cliquer sur le bouton Nouveau client de la Facture ou Devis

Le programme affiche la fenêtre de création de clients.

Modification d’un client

La modification d’un client affecte toutes les Factures ou Devis à l’exceptions des factures ou Devis que vous avez exportés. Ceci afin de disposer de la dernière adresse d’un client. Il est donc important de ne pas utiliser la modification de clients pour remplacer un ancien client par un nouveau.

Utiliser le menu Client puis Modifier un client puis indiquer le n° du client à modifier

La suppression totale d’un client n’est pas possible. Vous pouvez toutefois importer une liste corrigée avec l’option d’Exportation et Importation (ci-dessous).

Sélection d’un client

Utiliser la sélection client qui se trouve dans votre facture ou Devis (liste déroulante)

Impression de la liste des clients

Vous pouvez imprimer la liste des clients. Cette liste est au format paysage et la largeur des colonnes s’adapte au contenu.

Utiliser le menu Clients puis Imprimer liste des clients

Exportation et Importation de la liste des clients

Vous pouvez exporter ou importer la liste des clients dans (ou depuis) un classeur Excel. Cette fonction peut vous permettre de récupérer une liste d’une version antérieure ou de mettre à jour plus simplement votre listage de clients. Les soldes clients importés ne seront pas conservés lors de la mise à jour d’une opération sur le Journal Client (recalcul du solde).

Utiliser le menu Factures / Devis puis Paramètres puis l’onglet Sauvegarde et mise à jour

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Gestion des articles

EasyFactures permet de stocker 65'000 références d’articles différents.

La numérotation des articles est totalement libre, elle peut être numérique ou contenir du texte et ainsi correspondre à votre propre codification.

Un article contient :

Numéro

Description

Prix unitaire

Unité (texte qui sera ajouté après la quantité)

Pour la quantité, nous vous recommandons d’utiliser un mot court avec au besoin le « s » du pluriel entre paranthèse, par exemple :

heure(s)

pièce(s)

kilo(s)

litre(s)

carton(s)

etc,….

Création d’un article

Pour créer un nouvel article vous pouvez soit :

Utiliser le menu Article puis Ajouter un article

Taper directement le numéro d’article dans votre facture ou Devis, si l’article n’existe pas encore, le programme affichera la fenêtre de création d’article.

Modification d’un article

La modification d’un article n’affectera que les futures factures ou Devis. Les factures ou Devis déjà enregistrées conservent les anciennes données de l’article (Description, prix et unité).

Utiliser le menu Article puis Modifier un article puis indiquer le n° de l’article à modifier

La suppression totale d’un article n’est pas possible. Vous pouvez toutefois importer une liste corrigée avec l’option d’Exportation et Importation (ci-dessous).

Sélection d’un article

Taper directement le numéro d’article dans votre Facture ou Devis, la ligne sera complétée automatiquement, vous devrez encore indiquer la quantité.

Impression de la liste d’articles

Vous pouvez imprimer la liste des articles. Cette liste est au format portrait et la largeur des colonnes s’adapte au contenu.

Utiliser le menu Article puis Imprimer liste des articles

Exportation et Importation de la liste d’articles

Vous pouvez exporter ou importer la liste des articles dans (ou depuis) un classeur Excel. Cette fonction peut vous permettre de récupérer une liste d’une version antérieure ou de mettre à jour plus simplement une liste d’article déjà existante pour la reprendre dans Easyfactures.

Utiliser le menu Factures / Devis puis Paramètres puis l’onglet Sauvegarde et mise à jour

Numéro d’articles réservés

Les codes 0 et 99 sont des numéros d’articles réservés

Le code 0 permet d’introduire un rabais soit sur l’article précédent, soit sur l’ensemble de la Facture ou Devis.

Le rabais n’est calculé que lors de sa saisie, si vous modifiez ou ajoutez des données, vous devez re-saisir le rabais.

Le code 99 permet de déduire un avoir client (voir Journal Client)

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Journal client

Le journal client permet d’enregistrer des opérations au crédit ou au débit d’un client. A chaque opération dans le journal, le solde client est mis à jour dans la liste des clients. Les montants inscrits dans le journal sont TVA compris.

Ecritures proposées automatiquement

Le programme vous propose d’ajouter une opération dans le journal après chaque enregistrement de facture. En fonction de l’état Acquitté ou en Paiement en attente, le programme vous propose l’ajout en crédit ou en débit du client.

Ecritures manuelles

Vous pouvez ajouter des opérations manuellement en appelant le journal client depuis le bouton de la Facture ou Devis.

Reprise d’un avoir client

Vous pouvez déduire d’une facture l’avoir d’un client pour autant que son solde soit créditeur. Pour reprendre un solde client utiliser le code d’article réservé 99. Le journal client est mis à jour après report dans une facture, si la facture n’est par la suite pas enregistrée, vous devrez supprimer manuellement la reprise de l’avoir client du Journal. Si vous avez paramétré les Factures ou Devis avec TVA, l’avoir sera recalculé Hors Taxes et la TVA calculé sur l’ensemble de la facture ou Devis.

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Devis – Facture

EasyFactures numérote les Factures et Devis automatiquement. Un Devis/Facture est un ensemble de données unique qui pourra avoir successivement l’un de ces statuts :

Devis

Facture avec Paiement en attente

Facture Acquittée

Création d'une nouvelle facture ou nouveau devis

Le menu Facture /Devis puis Nouvelle facture réinitialise une Facture ou Devis avec le prochain numéro. Si des données non enregistrées (montant supérieur à 0) sont en cours, le programme vous propose d’abord de les enregistrées.

Enregistrement

Le menu Facture /Devis puis Enregistrer remplace les données si le numéro de Facture /devis existe ou créé la Facture ou Devis s’il n’y a pas encore de données sous le numéro de Facture ou Devis.

Ouverture et modification d’un Devis ou Facture déjà enregistré

Le menu Facture /Devis puis Ouvrir permet de reprendre une Facture ou Devis précédemment enregistré pour modification du statut ou même des données. Un filtre en fonction des 3 statuts est possible dans le masque de recherche.

Exporter

Le menu Facture /Devis puis Exporter Facture /Devis permet de copier une Facture ou Devis dans un fichier Excel indépendant avec l’option lecture seule recommandée. Ces fichiers peuvent être utilisés pour envoi au client par courrier électronique ou simplement comme sauvegarde.

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Gestion des monnaies

Les articles et le journal client ne comptabilise qu’une seule monnaie, seules les Factures et Devis peuvent être établis dans une autres monnaies.

Vous pouvez indiquez 2 monnaies supplémentaires dans les Paramètres avec un taux de change par rapport à votre monnaie de référence.

Ce taux de change sera appliqué lors de la saisie d’un article dans une autre monnaie que la monnaie de référence. Il sera aussi utilisé pour rétablir votre monnaie de référence dans le Journal client en cas d’opération proposée automatiquement.

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Questions-Réponses

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, vous pouvez utiliser ce lien pour nous la poser.

Après avoir saisi une donnée, la ligne suivante est sélectionnée, puis-je corriger ceci ?

Ce paramètre fait partie de la configuration Excel. Vous pouvez le changer en suivant la manipulation suivante :

Excel 2007

Cliquez sur le bouton Office  (tout en haut à gauche)

Cliquez sur "Options Excel" (En bas à droite)

Cliquez sur "Option avancées" (dans la partie gauche)

Décochez l'option "Déplacer la sélection après validation" (première option)

Excel 2003

Cliquez sur le Menu Outils

Sélectionnez l’onglet Modification

Décochez l'option "Déplacer la sélection après validation"

Après avoir modifié le format de cellule et avant l’enregistrement, j’ai un message d’avertissement sur la compatibilité (Sur Excel 2007 uniquement).

Excel 2007

Le message d'avertissement après modification de la mise en forme est lié aux formats que vous avez spécifiés utilisés qui ne sont pas compatibles avec des versions antérieures d’Excel.

En Cliquant sur "continuer", le format sera corrigé au plus proche de ce que vous avez paramétré et vous permettra de maintenir la compatibilité (envoi d’une facture par email,…)

Comment puis-je faire des modifications ou en proposez-vous ?

Vous pouvez nous faire vos demandes de personnalisation par le formulaire de contact si vous disposez d'une version complète.

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